Analizando nuestros datos para conocer nuestros procesos

A día de hoy es de sobra conocido el interés que atrae todo lo que permita a las organizaciones explotar de algún modo la ingente cantidad de datos que generan en su operativa diaria. Así, términos como Data Science, Big Data, BI o Data Mining han dejado de ser considerados nuevas tendencias, para convertirse en realidades incorporadas incluso al lenguaje popular.

Por otro lado, las organizaciones deben contar con procesos bien definidos que guíen su actividad. Por ello, se invierten ingentes cantidades de esfuerzo y dinero en definir y explicitar esos procesos. Sin embargo, y a pesar de los avances y el interés que despierta todo lo que tenga que ver con la explotación y análisis de datos, hasta hace relativamente poco tiempo no existía una forma de que comprobar si los datos corroboraban que la actividad de la organización se regía efectivamente de acuerdo a esos procesos, a cuya definición tanto esfuerzo se dedica. Dicho de otro modo: nos centrábamos en definir el mejor proceso posible (To-Be) pero no analizábamos si lo que estaba pasando en realidad (As-Is) respondía a ese proceso ideal.

Para abordar este problema, a comienzos de los 2000 el profesor Wil Van Der Alst, conocido como el padrino de la Minería de Procesos, acuño este término para referirse a una nueva disciplina a caballo entre la ciencia de datos y la gestión de procesos de negocio (BPM). La idea era desarrollar e implementar técnicas, algoritmos y herramientas que, partiendo de los datos que se registran en los sistemas IT de cualquier organización como fruto de su actividad, permitiesen reconstruir, analizar y mejorar los procesos que describían dicha actividad.

Y esta es en realidad una de las claves del auge y el interés de esta nueva disciplina: que a día de hoy la actividad de cualquier organización está soportada por la tecnología y/o utiliza algún tipo de soporte tecnológico para dar soporte a su actividad, desde las complejas soluciones transaccionales como SAP, Oracle o Salesforce utilizadas por las grandes corporaciones, a las simples hojas de cálculo que utiliza una pequeña tienda para registrar sus ventas o compras.

Todos estos datos, más o menos complejos, pero siempre procesables, conforman una especie de huella digital de la actividad de la organización que, analizada con técnicas y herramientas de minería de procesos, permiten reconstruir el proceso subyacente y saber qué está pasando en realidad (frente a qué debería estar pasando). Como resultado, podemos identificar posibles cuellos de botella, no conformidades o desviaciones, problemas de rendimiento o mejoras potenciales. Dicho de otro modo, podemos utilizar los datos para descubrir, modelar, monitorizar y optimizar cualquiera de los procesos que guían la actividad de la organización.

El potencial de estas técnicas y las sinergias de la disciplina con otras disciplinas emergentes y de enorme potencial a su vez, como RPA (Robotic Process Automation) o las herramientas o soluciones No-Code, han provocado un enorme interés de la industria, haciendo de hecho que sea una de esas escasas materias en las que la industria va muy probablemente por delante de la academia. Por ejemplo, podemos utilizar la minería de procesos para identificar qué tareas son susceptibles de ser automatizadas implementando un bot que lo haga y luego evaluar el impacto de esa automatización analizando el proceso resultante. Del mismo modo, es cada vez más frecuente que las utilizaciones utilicen una solución no-code para generar aplicaciones que cubran sus necesidades de software. Para ello, deben proporcionar a la herramienta el modelo de datos y el proceso que deberá gestionarlos, y la herramienta generará la aplicación que implementa esa funcionalidad. En este contexto, la minería de procesos serviría no sólo para identificar el proceso a implementar, sino también para evaluar la mejora proporcionada por la aplicación generada, una vez que esta sea desplegada.

Del interés para la industria de esta nueva disciplina, da una idea el hecho de que a finales de 2020 ya existían más de 35 soluciones o plataformas comerciales para Minería de Procesos. En la actualidad, la más destacada y popular es sin lugar a dudas Celonis, una startup alemana que a finales de 2019 ya se había convertido en un unicornio (empresas que han captado más de 1000 millones de dólares de inversión) y que a día de hoy está valorada en más de 11.000 millones de euros.

Los y las docentes del Máster Universitario en Ingeniería de Sistemas de Información de la URJC llevan ya más de 3 años colaborando con Celonis en actividades docentes y de investigación y algunas de las asignaturas del Máster se han orientado a acercar a nuestros estudiantes al mundo de la minería de procesos. Así, utilizamos el acceso gratuito a la plataforma de Celonis para proporcionar a nuestros alumnos formación teórico-práctica en la materia utilizando casos prácticos, y les ayudamos a prepararse para aspirar a obtener cualquiera de las certificaciones que componen el catálogo de Celonis Academy.

Te animamos a consultar el plan de estudios de este Máster y a contactar con la dirección del mismo si quieres saber más sobre esta nueva y revolucionaria forma de explotar los datos de cualquier organización.