La URJC se presenta a los Premios @aslan con su proyecto de creación de una flexible office universitaria

La Universidad Rey Juan Carlos (URJC) ha presentado el proyecto "Adaptación del puesto de trabajo universitario a espacios flexibles" a la XV convocatoria de los Premios @aslan de Transformación Digital en las Administraciones Públicas, contando con Microsoft, Konica Minolta, HP y Telefónica como socios tecnológicos. Hasta el 27 de febrero se mantiene abierto el proceso para la elección de las tres candidaturas finalistas por cada una de las categorías, en el que participan las empresas asociadas @aslan y los miembros de la Comisión de relación con las Administraciones Públicas, y cuyo resultado se conocerá el 1 de marzo.

En este proyecto presentado como candidatura a los Premios @aslan, la URJC recoge el proceso realizado para facilitar el trabajo y la actividad en entornos híbridos uno de los objetivos de su Plan de Transformación Digital puesto en marcha con la llegada de la COVID-19, e impulsado por la coexistencia de necesidades presenciales y virtuales en la tres misiones principales de la Universidad (docencia, investigación y gestión). Partiendo de una cultura de trabajo basada en la presencialidad, la respuesta de la URJC ha sido la flexibilización de todos los puestos de trabajo de su personal administrativo y docente e investigador (más de 3000 empleados), dotándolos de las capacidades híbridas necesarias.

La URJC buscaba ofrecer un entorno de trabajo flexible, pero seguro, adaptado a las necesidades de la institución y sus trabajadores y, sobre todo, apostar por la digitalización de la información en entornos en la nube que permitieran no estar anclados a un equipo o localización concreta. En definitiva: crear una flexible office universitaria para responder a los retos de la Educación Superior y de las Administraciones Públicas y construir una universidad adaptada a las demandas del siglo XXI. Para ello era necesario aprobar normativa interna de organización (fundamentalmente de teletrabajo y seguridad de la información), dotar de equipamiento que favoreciera la movilidad, transformar los espacios para disponer de capacidad híbrida, digitalizar los procesos y, por supuesto, promover el cambio cultural de los empleados y acompañarles en el proceso de transformación digital.

Subproyectos para alcanzar una flexible office universitaria

Para alcanzar estos objetivos, desde 2020 la URJC ha desplegado distintos subproyectos, que se mantienen en el tiempo y que en 2023 irán finalizando las últimas fases, dando respuesta a cada una de las necesidades detectadas y con los requisitos establecidos. Entre las acciones realizadas, cabe destacar:

1. Cambio cultural y acompañamiento de los empleados en el proceso. Se crean recursos web, infografías y vídeos formativos abiertos sobre como trabajar en remoto y se incorpora formación en competencias digitales a empleados para mostrar cómo gestionar de manera más eficiente la información mediante el uso de entornos colaborativos y sistemas en nube para la compartición de información (como base se utilizan las herramientas interrelacionadas de Microsoft Office 365).
2. Sustitución de ordenadores de sobremesa por portátiles con dock station para conseguir puestos de trabajo flexibles. Se adquieren 3000 portátiles de última generación, que sustituyen a los PCs, y que se entregan junto con auriculares para facilitar la realización de videoconferencias; se adecua el puesto de trabajo a una fácil conexión con el equipo portátil, dotando el espacio con una base de conexión universal o dock station; se formaliza un plan de digitalización de las aulas de docencia –que incluye cámara de seguimiento y micrófono en techo para que desde cualquier aula se pueda realizar docencia híbrida– y con conexión del portátil por USB-C, apareciendo automáticamente el micrófono, los altavoces y la cámara del aula en el mismo; y se apuesta por la digitalización de la información –con las tabletas digitalizadoras para portátiles sin pantalla táctil, o bien con los portátiles con pantalla táctil y lápiz stylus– para que, usando estos dispositivos junto con la herramienta de colaboración Microsoft Whiteboard, se pueda emular una pizarra digital en las videoconferencias.
3. Despliegue de una solución de impresión y digitalización documental y centros de reprografía basada en auto-servicio y follow me printing. Se sustituyen todas las impresoras por equipos multifunción departamentales con alta capacidad, bajo coste por copia y con funciones avanzadas de ahorro energético; se dota la posibilidad de realizar copia auténtica y digitalización certificada para gestores en la tramitación y gestión administrativa para favorecer la digitalización de papel; se incluye el escaneado de documentos gratuito para estudiantes en equipos autoservicio; se dota al sistema de capacidades de envío multicanal (desde equipos personales, web, correo electrónico) y liberación de trabajos en cualquier equipo (follow me printing) para toda la comunidad universitaria.
4. Administración digital y aprobación de normas internas de organización. Se generan certificados digitales de empleado en nube para todos los trabajadores; se introducen herramientas multipropósito web de administración electrónica (portafirmas, gestores de tramitación en sede electrónica, herramientas de archivo, etc.) que permitan la automatización ágil de procesos en remoto; se aprueba una normativa de teletrabajo y se formaliza un procedimiento de solicitud y aprobación; y se posibilita el acceso externo mediante red privada virtual (VPN) a los recursos internos de la Universidad y a las herramientas colaborativas protegido mediante un segundo factor de autenticación de manera obligatoria para empleados y hasta estudiantes.
5. Virtualización del sistema de telefonía institucional a Microsoft Teams. Se inicia la migración completa del sistema de telefonía IP de la URJC a telefonía en Microsoft Teams, lo que supone el traslado de más de 2500 extensiones telefónicas, de manera que se integra en el portátil el número de teléfono, pudiendo así hablar con cualquier persona con número fijo o móvil, sea o no de la Universidad, desde cualquier localización.

Mejoras en eficiencia y reducción de costes

Estos subproyectos –con una inversión de +4,7M€, parcialmente financiada con fondos europeos Next Generation EU– han logrado un importante descenso de costes, muchos derivados del ahorro energético que, al tiempo, ha contribuido a la reducción de la huella ecológica (ODS13), y que se suman a otras eficiencias:

• ahorro del licenciamiento de la infraestructura de telefonía IP, más elevado que Phone System en Teams, y del consumo eléctrico 24x7 de los terminales de sobremesa retirados;
• puestos de trabajo flexibles con portátiles con dock station y equipos multifunción para su uso en cualquier localización, más ergonómicos y eficientes energéticamente;
• aumento de la productividad y de la satisfacción de los empleados, mayor eficiencia del trabajo y del tiempo y reducción de desplazamientos (descenso de tiempo y huella ecológica);
• cambio cultural mejor adaptado a la nueva realidad, sin limitaciones de formato (presencial, remoto, híbrido) ni localización.

El desarrollo de esta propuesta ha permitido a la Universidad Rey Juan Carlos avanzar en múltiples áreas y situarse a la vanguardia de la actividad híbrida. Puedes conocer más sobre este proyecto en el espacio de la candidatura Adaptación del puesto de trabajo universitario a espacios flexibles presentada a la XV convocatoria de los Premios @aslan.